Uzavřením právního aktu zpravidla začíná běžet tzv. období realizace projektu. Během tohoto období je příjemce dotace povinen projekt zrealizovat dle časového, obsahového i finančního plánu uvedeného v žádosti o dotaci.
POZOR – při realizaci musí příjemce dodržet podmínky, které mu dotační titul stanovuje. Mezi nejdůležitější patří např. plnění povinných indikátorů, správný výběr dodavatelů či dodržení harmonogramu
Tato chyba patří k těm závažnějším. Pokud totiž opomenete majetek pořízený od třetích stran účtovat do dlouhodobého majetku, dotace na ně vám nebude proplacena. Jedinou možností, jak tento nedostatek napravit, je podat dodatečné daňové přiznání, ovšem rozmyslete si dobře, zda jste ochotni kvůli předchozí nepozornosti absolvovat nezbytné kontroly z finančního úřadu a investovat čas a energii do zbytečné administrativy navíc.
Pamatujte na to, že výdaje související s projektem musíte vést na zvláštních analytických účtech. Pokud tento fakt opomenete, porušujete tím podmínky, které jste podepsali při přidělení dotace. Jakmile kontrola zjistí takovýto nedostatek, musíte jej urychleně napravit a zaúčtovat výdaje správně, což bývá problematické, zejména pokud se vztahují k již uzavřenému účetnímu roku.
Obecně v OPPI platí, že veškeré způsobilé výdaje vzniklé v průběhu realizace projektů musí být vynakládány v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Pravidla pro výběr dodavatelů nadto stanovují povinnost uskutečnit výběrové řízení při zadávání zakázek, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 500 tisíc Kč bez DPH. Výběrová řízení jsou velmi přísně kontrolovaná. Zkazíte-li výběrové řízení, budete muset získanou dotaci kompletně vrátit.
Veškeré dokumenty související s projektem evidujte zvlášť, a to jejich originály kvůli případným kontrolám. Budete-li archivovat kopie, může se stát, že budete muset shánět originál, jakmile k vám dorazí kontrola, což hlavně v případě větších firem bývá mnohdy velmi komplikované. Nezapomeňte také, že dokumenty a účetní doklady k projektu je nutné archivovat déle než je standardní doba, a to 10 let po ukončení projektu či do roku 2025, podle toho, který okamžik nastane později.
Jako příjemce dotace ze strukturálních fondů EU se zavazujete, že budete informovat veřejnost o tom, že svůj projekt částečně financujete právě z těchto zdrojů. Jak má tato publicita vypadat, se dozvíte v příslušné příručce, obecně platí pravidlo, že je určitě lepší využít více prvků publicity (samolepky, plakáty, webová prezentace) než méně. Totéž platí u časového hlediska, na publicitu dbejte od samého začátku projektu. Počítejte s tím, že případná kontrola si chybějící publicity rozhodně všimne, snažte se mít proto vše v pořádku.
Myslete na to, že co napíšete do podnikatelského záměru, se pro vás momentem schválení žádosti o dotaci stane závazným. Jakákoliv změna podléhá schválení administrativního orgánu a musíte žádat o změnové řízení, a to ještě předtím, než změnu provedete. Při realizaci projektu proto pravidelně a s předstihem kontrolujte, zda skutečně budete postupovat podle podnikatelského záměru, a zavčas nahlaste všechny změny.